Saber qué gestionar para estudiar el cómo hacerlo

Según IBM

Research finds that a typical 1,000-person organization wastes more than $11 million annually on manual document handling and management. Studies estimate that the average person loses up to six weeks every year searching for misplaced information at work. Further, a full 30-40% of a knowledge worker’s time is spent on document-related tasks. As many as 25% of enterprise paper documents are misplaced and will never be located.

Según Nas:

Estoy, rodeado de una cantidad ingente de documentación que crece rápidamente y, aunque digitalizada, no está automatizada. Además hay decenas de personas cuyo conocimiento es muy valioso pero no siempre fácilmente accesible.
Sin una mejor organización se seguirá perdiendo mucho tiempo en controlar documentación en vez de en trabajar sobre ella.

Me estaba preguntando si habría alguna forma de solucionar el problema al mismo tiempo que me lanzaba a cometer uno de los errores más típicos y graves en informática: ir a la implementación de la solución sin definir claramente el problema y los requisitos de la solución deseada. Craso error.

Voy a esbozar algunos detalles de situación para intentar definir el problema:

• Existe una gran cantidad de documentación electrónica de consulta, de amplia temática, con diversas presentaciones que se encuentran almacenadas en varios formatos de fichero diferentes, algunos fácilmente indexables y otros no.
• Esta documentación cambia con el tiempo, actualizándose y siendo necesarias todas las versiones.
• Además de la documentación de consulta existe también documentación de trabajo que debe ser modificable por las personas que estén relacionadas con ella. La documentación de trabajo es igualmente diversa que la de consulta.
• Los documentos de trabajo deben poder hacer relación fácilmente a otros documentos, tanto de trabajo como de consulta.
  

Problemas:
Una vez escogida una solución, ¿cómo será de portable a otras en el futuro?


Implementaciones que, sin haber realizado el estudio pertinente, parecen tener aspectos a considerar (no como solución única):
Plone
OpenKM.
Joomla
Drupal
Orfeo.
Alfresco, Nuxeo: Gestión Documental (ECM)
Algo libre parecido a Documentum y Sharepoint

Herramientas de tipo groupware: eGroupWare,
CSMMatrix proporciona un medio de comparar una serie de características comunes a gestores de contenido.

Dudas semejantes:
[1]
[2]
[3]