2009/04/06

Buscando software para gestión de auditorías

El producto de un trabajo de auditoría es la documentación, ni más ni menos.

Puedes hacer todas las pruebas técnicas habidas y por haber, entrevistar a todo quisque que tenga que ver con aquello revisado que, si no está documentado es como si no lo hubieras hecho.
Tampoco suele ser necesario enfrascarse en soluciones a los puntos débiles detectados. Para eso recibenlos consultores las pastísmas que cobran por dejarse su juventud en un proyecto cualquiera.

Hoy en día es absolutamente necesario para un auditor una herramienta que le permita organizar, presentar y almacenar todos sus documentos de trabajo y algunas de las existentes y probablemente más potentes han nacido de empresas de auditoría acuciadas por esa necesidad. Actualmente utilizo una creada por PwC: TeamMate.

TeamMate tiene cosas que están bien, cosas regulares y cosas bastante malas, como casi todas las cosas y van en gustos. Por ejemplo, me parece que la forma que tiene de relacionar objetos con la documentación mediante hipervínculos es bastante más que decente. Por otro lado me parece inconcebible que no se puedan realizar búsquedas de texto en la documentación sin acceder individualmente a cada uno de los documentos de un trabajo.
Otra de las cosas que siempre va en gustos es el tema de las licencias y los formatos de tratamiento de información. En TeamMate la licencia es propietaria y los formatos en los que generar la documentación de forma nativa son los de Microsoft Office, aunque permita anexar cualquier otro tipo de fichero perdiendo todas las ventajas relacionales.

Por las problemas que plantea la herramienta de que dispongo y por los que no resuelve me encuentro inmerso en la búsqueda de algo completo o componentes me permitan crearlo, siempre como software libre. Total, mi trabajo es auditar, no vender aplicaciones.

Las funciones que necesito son y sin orden particular a título no limitativo:
  • Aplicación multiusuario pero que permita sincronización con trabajo realizado desconectado.
  • Gestión de usuarios y perfilado.
  • Edición de documentación en la propia herramienta.
  • Capacidad establecer relaciones entre documentos.
  • Documentación generada de forma nativa en formatos estándar de iure.
  • Software libre.
  • Búsquedas textuales, de etiquetas, por usuario, etc en cada trabajo y en el conjunto de trabajos.
  • Gestor de contactos de auditoría (personal entrevistado y organigrama).
  • Gestor de las comunicaciones. Repositorio organizado de conversaciones, peticiones, transcripciones, etc. establecidas con la unidada auditada y otras fuentes (compañeros, proveedores, adminitraciones públicas, otros terceros) en el marco de un trabajo.
Funciones deseables, generalmente no imprescindibles:
  • Comunicación entre usuarios desde la misma aplicación y con trazas en las que realizar búsquedas.
  • Edición concurrente de documentación.
  • Control de planificación y avance del trabajo. Típicos diagramas de Gantt, tareas, recursos, etc.

Buscando por ahí editores colaborativos, he encontrado algunas soluciones de documentación que tal vez se puedan adaptar al trabajo de auditoría:
Zimbra, que dispone de una versión Open Source bajo licencia Yahoo.
OpenGOO, completamente libre y con muy buena pinta, aunque le falten hojas de cálculo.

Quizá también se pueda utilizar como base algún gestor web de contenido en plan Wiki, Plone, Joomla o algo así ya que tienen buena parte hecha y suelen estar diseñados para añadir todo tipo de plug-in necesario.

Se acepta todo tipo de ideas porque de momento lo más importante es perfilar adecuadamente las necesidades.

3 comentarios:

Giovanny dijo...

Estoy convencido que hace falta un software que solucione la gestión de papeles de trabajo en una auditoría de cualquier índole. He visto como funciona el Teammate pero como bien expusiste, tiene unas cuantas limitaciones. Siendo a mi juicio la más importante el del uso de licencias ($) y al no contar con una versión trial, se vuelve inalcanzable. Esperemos que alguna empresa de software visionaria solucione nuestro problema.

Anónimo dijo...

Señores solo les comento puden visitar la pagina www.alfagrp.com y busquen productos y van a encontrar un sistema que se llama
AudiNet, ahi pueden ver las bondades de dicha aplicación, que es superior a la de PWC, en costa rica tiene instalada 70 instituciones y esta en centroamerica y el caribe.

Iñigo (Nas) dijo...

Gracias por el comentario.
No veo que AudiNet tenga algun tipo de demo que permita ver un poco de la descripcio, algo que vaya mas alla de un resumen de caracteristicas parecidas a TeamMate.
Sabes si hay alguna forma de probarlo?